6 octobre 2020

Comment choisir son logiciel de gestion CE / CSE ?

Choisir un logiciel de gestion CSE est de plus en plus difficile pour les élus ! La liste des prestataires s’allonge au fil des années, les offres se multiplient et les avantages sont différents les uns des autres. C’est pourquoi nous avons décidé de réaliser un récapitulatif clair des impératifs d’une bonne solution de gestion CE / CSE !

#1 Les fonctionnalités du logiciel de gestion CSE

L’offre primaire des éditeurs de logiciel CSE s’est homogénéisée ces dernières années. Que ce soit chez les gros prestataires ou les petits outsiders du marché, la base d’une solution CSE comporte généralement :

  • Un module gestion de la base bénéficiaires
  • Un site de communication + application mobile
  • Un module comptabilité simplifiée

En premier lieu, en tant qu’élu CSE, ou utilisateur principal du logiciel CSE au quotidien, tâchez de reconnaître vos besoins réels en gestion, communication et comptabilité. Ainsi, vous éviterez de souscrire à des modules payants inutiles.

Dans un second temps, veillez à ce que les fonctionnalités n’apparaissent que sur un seul et même logiciel centralisateur. En effet, un excellent logiciel CSE s’évalue à sa facilité de naviguer entre chaque module : billetterie, gestion, comptabilité, communication etc. Sans accroc, sans clics superflus et sans déconnexion ! Un simple détail qui vous fait économiser énormément de temps (dans la formation et dans l’utilisation).

Enfin, dans l’évaluation des fonctionnalités, privilégiez la solution qui simplifie chaque processus. Certes, les tâches comptables comme : la saisie d’écritures, les rapprochements bancaires, les remises en banque de chèques et virements SEPA garderont toujours une certaine lourdeur. En revanche, les détails visuels de l’interface allègent la procédure. Par exemple : Les options ne sont pas cachés dans un onglet à l’autre bout du logiciel.

En d’autre terme : la fluidité du processus prime sur la valeur intrinsèque de la fonctionnalité.

#2 Hébergement et Sécurité

L’hébergement du logiciel CSE (dit communément cloud computing, si le logiciel est accessible en ligne) et sa sécurité sont des critères primordiaux ! S’il le faut, imprimez cet article et surlignez ce paragraphe en rouge. Par souci écologique, nous allons plutôt nous-même écrire cette phrase en gras et majuscule :

L’HÉBERGEMENT ET LA SÉCURITÉ SONT DES CRITÈRES PRIMORDIAUX ! 

Votre prestataire aura à charge les données personnelles d’ouvrants-droit et ayants-droit, la comptabilité de votre CSE, des données bancaires lors des achats effectués par vos bénéficiaires sur un espace de billetterie… Soyez vigilant quant à la protection de ces données.

La grande majorité des éditeurs de logiciel CSE est cloud-based, c’est-à-dire en ligne, et hébergée dans des datacenters externes à leur organisation. Les éditeurs de logiciel CSE faisant appel à des serveurs français garantissent une bien meilleure sécurité que d’autres pouvant souscrire ce service à des datacenters étrangers, généralement moins chers. La majorité des serveurs français, comme OVH ou SDV, respectent l’intégralité des règlementations européennes et RGPD.

Certifications obligatoires pour un éditeur de logiciel de gestion CSE

Datacenter niveau Tier III : Les datacenters se classent en 4 niveaux de sécurité (Tier I, Tier II, Tier III, Tier IV) selon le degré de confidentialité des informations stockées. Cette classification permet aux datacenters d’établir des conditions de stockage adequat compte tenu de la confidentialité des données stockées. Le niveau Tier III correspond à l’échelon nécessaire pour la quantité et le degré de confidentialité des données récoltées par les comités d’entreprise et CSE.

ISO 27001 : La certification AFAQ ISO/IEC 270001 garantit la mise en place d’un système de protection pour la sécurité informatique des données. L’évaluation d’un système ISO 27 001 performant s’établit sur plusieurs critères :

  • la défense des cyber-menaces
  • la maîtrise des données confidentielles et cruciales de l’entreprise
  • la mise en place de mesures préventives concernant la récolte d’informations confidentielles.

Au-delà de la simplification comptable par le logiciel de comptabilité CSE, veillez à prendre soin de vos données, elles vous appartiennent. Vous en avez la propriété intégrale ! Le véritable danger, pour votre CSE et l’entreprise, serait de vous les faire voler. Aucun prestataire ne doit être négligent sur ce point.

#3 La stabilité du prestataire

Dans l’univers des éditeurs de logiciel CSE, il existe beaucoup de prestataires. Mais, cette dernière décennie a donné naissance à beaucoup de jeunes entreprises, plus ou moins pérennes, sur le marché des logiciels CSE.

La question que doit se poser un élu dans le choix de l’éditeur de logiciel CSE est celle-ci : « Sur un mandat de 4 ans, puis-je accorder une position importante dans la gestion de mon CSE à un prestataire qui n’a pas encore exister plus d’un mandat, voir 2 ? »

A cette question, les avis divergent. Bien entendu, si vous cherchez actuellement un logiciel pour votre CSE, nous ne vous conseillons pas non plus de courir vers le gros mastodonte du marché. Seulement, face aux jeunes entreprises, il faut se protéger d’éventuelles mésaventures. Quand on vous dit que “oui, tout est possible”, méfiez-vous !

Pourtant, les jeunes prestataires proposent souvent des solutions technologiques aux fonctionnalités innovantes et à l’interface agile et agréable. Contrairement aux gros acteurs, bien ancrés dans leur confort ancestral d’une solution qui a fait son temps.

Idéalement, la bonne solution est un mixte entre la stabilité financière d’une entreprise pérenne de plus d’une trentaine d’années, et l’agilité d’une jeune filiale proposant un logiciel dynamique et innovant.

#4 Une Billetterie CSE complète

Voyager aux quatre coins du monde, accéder à la culture cinématographique, supporter ses équipes sportives favorites, visiter des endroits historiques, séjourner dans les plus beaux hôtels, pratiquer des sports de saisons etc… Toutes ces activités sont proposées à prix réduits dans une billetterie CSE et font partie des offres les plus intéressantes pour les salariés. Et grâce à vous, élus, ces avantages améliorent considérablement le pouvoir d’achats de vos bénéficiaires.

Mais, n’oubliez pas le caractère indispensable d’une billetterie au sein d’une entreprise !

Aujourd’hui, proposer une large billetterie CSE à ses bénéficiaires est devenu impératif. Bien sûr, sans aller vers une abondance d’offres “exceptionnelles” tous les 2 jours. Mais à fréquence modérée, renouvelez vos promotions sur des voyages et vacances. Afin de faire vivre votre CSE.

Il est important de renouveler ses offres afin de répondre aux nouvelles demandes.

De même qu’aucun élu CSE ne s’intéresse à un prestataire qui propose un site internet non responsive, une application mobile “web app” ou un logiciel comptable issue des lourdeurs de l’ancien temps (rien n’est plus au goût du jour ) ! Un bénéficiaire ne s’intéresse pas à un CSE qui ne propose pas de nouveaux séjours, de places de cinés, etc..

Les questions à se poser pour choisir une Billetterie : 

  • Le prestataire propose-t-il des offres intéressantes niveau prix ?
  • Combien de produits pour combien de catégories ? Tous les prestataires proposent des millions d’articles. Mais une bonne billetterie ne se juge pas à sa quantité, mais à son organisation. Il faut savoir trouver ce que vous cherchez facilement et vite. Si l’article n’est pas là, tant pis. Au moins vous avez la réponse qu’il faut le chercher ailleurs. La caverne d’Alibaba augmente encore sa valeur quand celle-ci est bien rangée.
  • Le prestataire propose-t-il une billetterie en ligne uniquement, ou bien, a-t-il des magasins en France pour présenter ses offres ? Beaucoup d’élus CSE apprécient toucher et constater la qualité des produits avant de les proposer à leurs bénéficiaires. C’est pourquoi, une billetterie en ligne seule n’est pas toujours adéquat.

Lire l’article : Comment mettre en place une Billetterie CSE (rapidement) ?

#5 La qualité de la formation et un SAV joignable

Une formation soignée, une assistance réactive, un SAV facilement accessible, tels sont les services d’un prestataire informatique de qualité.

Effectivement, en premier lieu, les critères de choix s’orientent vers les exigences techniques concernant le produit. Puis, dans un second temps, viennent les services associés au logiciel CSE. En effet, à quoi bon avoir un logiciel dernier cri, aux fonctionnalités époustouflantes, si vous ne savez pas comment l’utiliser ? Certes, vos compétences s’améliorent avec le temps et l’usage. Mais, dès le début, vous devez être à l’aise avec l’outil.

Pensez à suivre une formation pédagogique, dans laquelle le prestataire présente les différentes fonctionnalités du logiciel et chaque procédure d’utilisation. A l’inverse, si vous démarrez sur des difficultés dans l’utilisation du logiciel, ça n’annonce rien de bon pour la suite.

Dans le choix du logiciel CSE, et donc du prestataire, privilégiez ceux qui consacre du temps à la formation, et font preuve d’une grande réactivité. Vous aurez besoin de ces qualités !

#6 Les recommandations de vos confrères élus CSE

Si votre avis ne penche pas sur les arguments d’un représentant commercial, contactez vos confrères élus CSE ! Ils sont sûrement déjà utilisateurs d’une solution, et auront un avis bien tranché sur le logiciel et l’assistance dont ils disposent.

Posez-leur des questions sur les critères cités ci-dessus. Eux-mêmes sauront vous répondre sur l’outil, le SAV, la formation reçue, la durée d’installation du logiciel. À ce sujet, des mésaventures sur le temps d’installation peuvent survenir : privilégiez une durée de mise en place réaliste, c’est-à-dire, entre 2 et 3 mois. Une période inférieure peut sous-entendre une faille : outil de basse qualité, une analyse comptable incomplète, migration des données partielle, aucune formation, etc… Faites attention aux promesses douteuses !

Faites appel à votre réseau professionnel, au sein des associations, des syndicats, afin d’affiner votre avis et choisir le logiciel de gestion CSE qui correspond à vos attentes.

Tous ces critères de choix servent à mieux vous orienter vers le prestataire qui vous correspond, mais ne tiennent pas en compte de la situation actuelle de votre CSE ou de vos besoins réels. Le lecteur est le seul responsable de l’utilisation de l’information fournie, et de son interprétation.

Si vous êtes à la recherche d’un logiciel, d’une application mobile, d’un site internet, d’une billetterie pour votre CSE, advanGO propose ces services.